Email không nhận được thư sau khi sửa DNS thường do bản ghi MX bị xoá hoặc bị đổi nhầm. Lỗi này sửa được: nhập lại đúng bản ghi MX là thư được nhận lại, chỉ cần chờ DNS cập nhật. Nếu anh/chị còn bản ghi cũ hoặc email bàn giao, việc này làm được ngay trong buổi.
Tóm tắt nhanh
- Dấu hiệu rõ nhất: website vẫn chạy bình thường nhưng người ngoài gửi thư tới bị báo lỗi hoặc không thấy thư nào.
- Có hai nguyên nhân: bản ghi MX bị xoá hoặc sửa nhầm, hoặc bản ghi A của tên máy chủ mail bị đổi sang IP của website.
- Đừng sửa thêm bất cứ thứ gì khác trước khi tìm ra giá trị MX đúng.
Dấu hiệu nhận biết đúng lỗi này
- Website vào bình thường, nhưng thư gửi tới địa chỉ công ty không nhận được.
- Người gửi thông báo họ nhận thư báo lỗi trả lại ngay sau khi gửi.
- Gửi đi từ hộp thư công ty vẫn bình thường (việc gửi đi không phụ thuộc MX của tên miền mình).
- Lỗi xuất hiện đúng sau lúc anh/chị hoặc người khác vừa sửa DNS.
Để chắc chắn, vào mxtoolbox.com, chọn MX Lookup, nhập tên miền. Kết quả trống hoặc trỏ tới nơi không phải máy chủ mail của công ty là xác nhận.
Vì sao sửa bản ghi A lại làm mất mail?
Bản ghi A và bản ghi MX là hai việc khác nhau. Bản ghi A cho biết website nằm ở đâu. Bản ghi MX cho biết thư gửi tới đâu. Hai thứ này liên quan nhau theo hai cách:
- MX bị xoá. Khi "dọn dẹp" DNS, nhiều người xoá luôn các dòng lạ mắt, trong đó có MX. Không còn MX, người gửi không biết giao thư cho ai.
- Bản ghi A của tên máy chủ mail bị sửa nhầm. Giả sử MX trỏ tới
mail.ten-mien-cua-anh-chi.vn. Nếu anh/chị đổi IP của dòngmailthành IP hosting website, thư sẽ được giao tới máy chủ không xử lý email. Đây là lỗi khó thấy nhất, vì bản ghi MX nhìn vẫn nguyên vẹn. - Đổi nameserver mà không tạo lại bản ghi. Nameserver mới là một cuốn danh bạ trắng. Mọi bản ghi, kể cả MX, phải được tạo lại ở đó.
Khôi phục bản ghi MX đúng
Bước 1 — Tìm giá trị MX đúng. Thử theo thứ tự:
- Ảnh chụp hoặc bản sao bản ghi DNS lưu trước khi sửa
- Email bàn giao dịch vụ email của DSIC, hoặc trang hướng dẫn của nhà cung cấp email anh/chị đang dùng (PA Việt Nam, Google, Microsoft 365, Yandex…). Mỗi nhà cung cấp có giá trị MX riêng, nên không có một giá trị chung cho mọi trường hợp.
- Trang quản trị của dịch vụ email đang dùng. Ví dụ Google Workspace và Microsoft 365 đều có trang hướng dẫn giá trị MX chính thức. Hãy luôn lấy giá trị từ trang chính thức tại thời điểm cấu hình, vì các giá trị này có thể thay đổi.
Bước 2 — Nhập lại bản ghi. Vào quản lý DNS, thêm bản ghi loại MX với tên @, đúng giá trị và độ ưu tiên (số nhỏ hơn được ưu tiên hơn):
Loại Tên Độ ưu tiên Giá trị
MX @ <độ ưu tiên> <máy chủ nhận thư của nhà cung cấp email>
Bước 3 — Kiểm tra lại tên máy chủ mail. Nếu giá trị MX là một tên như mail.ten-mien-cua-anh-chi.vn, kiểm tra dòng A của đúng tên đó đang trỏ về IP máy chủ mail, không phải IP website.
Bước 4 — Kiểm tra bằng MX Lookup, rồi nhờ một người bên ngoài gửi thư thử tới địa chỉ công ty. Chờ theo thời gian cập nhật DNS như trong bài Trỏ tên miền về hosting DSIC.
Thư gửi tới trong lúc lỗi có mất không?
Có hai khả năng, tuỳ máy chủ của người gửi:
- Máy chủ thử gửi lại trong một khoảng thời gian rồi mới bỏ. Thư kiểu này thường đến sau khi anh/chị sửa xong.
- Người gửi nhận thư báo lỗi ngay. Thư không đến tay anh/chị, và người gửi phải gửi lại.
Không ai bảo đảm được thư nào thuộc nhóm nào. Cách chắc nhất: sau khi sửa, báo các đối tác và khách hàng quan trọng gửi lại thư trong khoảng thời gian lỗi. Nếu biết chính xác giờ lỗi bắt đầu, hãy ghi lại.
Cách phòng
- Chụp lại toàn bộ bản ghi DNS trước khi sửa bất cứ thứ gì.
- Chỉ sửa đúng dòng cần sửa. Không xoá dòng nào mình chưa hiểu.
- Không hiểu một dòng dùng để làm gì thì xem Bản ghi DNS: A, CNAME, MX, TXT dùng khi nào trước khi động vào.
- Đổi nameserver thì làm bước tạo lại bản ghi trước khi đổi, không phải sau.
Nếu vẫn không được
Ba nguyên nhân còn lại:
Giá trị MX đúng nhưng hộp thư đã đầy hoặc bị khoá. Nhận thư thành công ở đầu DNS nhưng bị từ chối ở hộp thư. Kiểm tra dung lượng hộp thư.
Dịch vụ email đã hết hạn. MX đúng, nhưng dịch vụ email phía sau không còn hoạt động. Kiểm tra ngày hết hạn gói email.
Còn nhiều hơn một nơi cùng khai MX, gồm cả giá trị cũ lẫn mới, làm thư chia ngẫu nhiên giữa hai nơi. Giữ lại đúng bộ giá trị của nơi đang dùng.
Gọi kỹ thuật DSIC theo số 0985 995 012. Muốn tránh lặp lại, xem dịch vụ email doanh nghiệp của DSIC. Thư của anh/chị gửi đi mà bị vào spam là một lỗi khác, xem Mail gửi đi vào spam: 5 nguyên nhân và cách sửa.
Câu hỏi thường gặp
Sửa MX xong bao lâu thì nhận lại được thư?
Theo thời gian cập nhật DNS, phụ thuộc giá trị TTL đang đặt. Dùng MX Lookup để xem giá trị mới đã hiện chưa.
Hộp thư cũ và thư đã nhận có bị mất không?
Không. Thư đã nhận nằm trên máy chủ mail, không phụ thuộc bản ghi DNS. Lỗi này chỉ ảnh hưởng tới thư gửi tới trong khoảng thời gian bản ghi sai.
Có nên để hai nơi cùng nhận thư để chắc ăn không?
Không. Mỗi tên miền chỉ nên có một nơi nhận thư, trừ khi thật sự có kế hoạch dự phòng. Hai bộ MX không rõ thứ tự ưu tiên sẽ làm thư rơi vào nơi anh/chị không đọc.
Câu trả lời giúp DSIC biết bài nào cần viết lại rõ hơn.