Mail công ty gửi đi bị vào spam là lỗi sửa được, và thường chỉ mất một buổi: phần lớn do tên miền chưa khai báo SPF, DKIM hoặc DMARC. Anh/chị kiểm tra bằng công cụ miễn phí trong 2 phút, sửa từng bản ghi theo thứ tự dưới đây, rồi gửi lại thư thử để xem kết quả.
Tóm tắt nhanh
- Lỗi này sửa được; khai báo từng bản ghi chỉ mất vài phút, còn việc thư hết vào spam cần thêm thời gian để người nhận tin tưởng lại.
- Nguyên nhân phổ biến nhất là tên miền chưa có SPF, DKIM hoặc DMARC, hoặc có nhưng không bao gồm nơi thực sự gửi thư.
- Kiểm tra bằng một thư thử và một công cụ miễn phí trước, sửa theo đúng thứ tự dưới đây, đừng đoán.
Kiểm tra nhanh: thư của mình đang vướng ở đâu?
Làm hai việc này trước khi sửa bất cứ thứ gì.
1. Xem kết quả xác thực ngay trong Gmail. Gửi một thư từ địa chỉ công ty tới một địa chỉ Gmail. Mở thư nhận được, bấm dấu ba chấm, chọn Hiển thị bản gốc. Ở đầu trang sẽ có ba dòng SPF, DKIM, DMARC, mỗi dòng ghi PASS hoặc FAIL. Dòng nào FAIL hoặc thiếu là nguyên nhân cần sửa trước.
2. Chấm điểm thư. Vào mail-tester.com, copy địa chỉ họ cung cấp, gửi một thư thử từ hộp thư công ty tới đó, rồi bấm xem điểm. Công cụ liệt kê từng lỗi kèm gợi ý.
Đọc kết quả theo bảng này để biết nên nhảy tới phần nào:
| Dòng bản gốc | Việc cần làm |
|---|---|
SPF FAIL hoặc NONE |
Sang Nguyên nhân 1 |
DKIM FAIL hoặc không có |
Sang Nguyên nhân 2 |
DMARC NONE |
Sang Nguyên nhân 3 |
Cả ba PASS, vẫn vào spam |
Sang Nguyên nhân 4 và 5 |
Giữ lại hai kết quả này để so sánh sau khi sửa.
Nguyên nhân 1: Thiếu hoặc sai SPF
Dấu hiệu: dòng SPF trong bản gốc là FAIL, SOFTFAIL hoặc NONE.
Giải thích: SPF là danh sách các máy chủ được phép gửi thư nhân danh tên miền của anh/chị, giống danh sách người được ký tên thay giám đốc. Không có danh sách, nơi nhận không biết thư có thật hay giả mạo.
Cách kiểm tra: vào domain.dsic.vn, mục Cấu hình bản ghi tên miền, tìm bản ghi TXT bắt đầu bằng v=spf1.
Cách sửa: tạo một bản ghi TXT tại tên @ với giá trị:
v=spf1 include:<tên do nhà cung cấp email đưa> ~all
Hai lỗi hay gặp:
- Có hai bản ghi SPF. Mỗi tên miền chỉ được một bản ghi
v=spf1. Có hai bản ghi thì cả hai đều bị coi là lỗi. Gộp thành một dòng. - Gửi từ nơi khác nhưng không khai báo. Nếu công ty còn gửi thư qua phần mềm CRM, form website hoặc dịch vụ gửi hàng loạt, mỗi nơi đó phải có
include:riêng trong cùng dòng SPF.
Nguyên nhân 2: Chưa bật DKIM
Dấu hiệu: dòng DKIM trong bản gốc là FAIL hoặc không xuất hiện.
Giải thích: DKIM là chữ ký điện tử gắn vào từng thư. Nơi nhận dùng khoá công khai trong DNS để kiểm tra thư có bị sửa trên đường đi không.
Cách sửa:
- Bật DKIM cho tên miền trong trang quản trị của dịch vụ email đang dùng. Mỗi nhà cung cấp (PA Việt Nam, Google, Microsoft 365, Yandex…) có cách bật riêng; chưa quen thì gửi yêu cầu để DSIC hỗ trợ.
- Hệ thống tạo ra một bản ghi TXT có tên dạng
selector._domainkey. Copy đúng tên và giá trị sang mục Cấu hình bản ghi tên miền. - Chờ vài phút rồi gửi thư thử, đọc lại dòng
DKIM.
Giá trị DKIM rất dài. Khi dán, kiểm tra không bị xuống dòng hoặc thừa khoảng trắng ở đầu và cuối.
Nguyên nhân 3: Chưa có DMARC
Dấu hiệu: dòng DMARC trong bản gốc là FAIL hoặc NONE.
Giải thích: DMARC cho nơi nhận biết phải làm gì nếu SPF và DKIM đều không đạt, đồng thời gửi báo cáo về cho anh/chị.
Cách sửa: tạo bản ghi TXT tại tên _dmarc với giá trị khởi đầu an toàn:
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@ten-mien-cua-anh-chi.vn
p=none nghĩa là chỉ theo dõi, không chặn thư nào. Sau vài tuần đọc báo cáo, thấy thư hợp lệ đều đạt, anh/chị mới nâng lên p=quarantine. Nâng sớm quá có thể làm chính thư thật của mình bị chặn.
Nguyên nhân 4: Nội dung và cách gửi
Ba bản ghi đã PASS mà thư vẫn vào spam thì xem lại chính bức thư. Những điểm hay bị chấm xấu:
- Tiêu đề toàn chữ hoa, nhiều dấu chấm than, hoặc ngôn từ giục giã
- Thư chỉ có một ảnh lớn, ít chữ
- Link rút gọn, hoặc link tới tên miền khác với tên miền người gửi
- Đính kèm tệp nén hoặc tệp chạy được
- Tên hiển thị một đằng, địa chỉ gửi một nẻo
- Gửi cùng một nội dung tới hàng trăm người từ hộp thư thường
Tên miền mới đăng ký còn một điểm yếu riêng: chưa có lịch sử gửi thư nên bị nghi ngờ hơn tên miền lâu năm. Trong vài tuần đầu hãy gửi dần, tới những người chắc chắn sẽ mở và trả lời, đừng gửi cả danh sách khách hàng ngay ngày đầu.
Với thư gửi hàng loạt, dùng dịch vụ gửi thư chuyên dụng thay vì hộp thư thường, và nhớ thêm dịch vụ đó vào SPF.
Nguyên nhân 5: IP máy chủ gửi thư bị liệt kê
Dấu hiệu: SPF, DKIM, DMARC đều PASS, nội dung sạch, nhưng thư tới nhiều nơi vẫn vào spam hoặc bị trả lại.
Giải thích: nếu máy chủ gửi thư từng dùng để phát tán thư rác, địa chỉ IP của nó có thể nằm trong danh sách đen. Với hosting dùng chung, một tài khoản làm sai cũng có thể kéo cả IP vào danh sách.
Cách kiểm tra: vào mxtoolbox.com, chọn Blacklist Check, nhập IP máy chủ gửi thư.
Cách xử lý: việc gỡ IP khỏi danh sách đen thuộc quyền nhà cung cấp hosting. Nếu IP bị liệt kê, gọi DSIC để xử lý; thời gian xử lý thường từ khoảng 30 phút đến 24 giờ.
Sửa xong bao lâu thì hết vào spam?
Bản ghi DNS mới thường có hiệu lực trong vài phút đến vài giờ. Riêng độ tin cậy của tên miền với nơi nhận phục hồi dần qua các lượt gửi, nên không ai hứa được một mốc chính xác. Cách làm đúng: sửa xong, gửi thư thử mỗi ngày tới cùng các hộp thư, theo dõi PASS và điểm mail-tester.
Nếu vẫn không được
Còn ba khả năng:
- Tên miền hoặc địa chỉ gửi vừa thay đổi, nơi nhận chưa kịp tin tưởng.
- Người nhận đã từng đánh dấu thư của anh/chị là spam, nên hộp thư đó nhớ và tiếp tục chặn.
- Một phần mềm khác trong công ty vẫn đang gửi thư nhân danh tên miền mà chưa khai báo.
Cần kỹ thuật kiểm tra giúp, gọi hotline 0985 995 012. Nên gọi ngay thay vì tự sửa nếu anh/chị nghi IP bị liệt kê hoặc sửa DNS khiến mail ngừng nhận thư.
Câu hỏi thường gặp
Thư chỉ vào spam ở Gmail hay ở mọi nơi?
Hãy gửi thử tới ít nhất ba hộp thư khác nhau (Gmail, Outlook, hộp thư công ty khách hàng). Nếu chỉ một nơi báo spam thì lỗi nằm ở nội dung hoặc danh tiếng riêng với nơi đó; nếu nơi nào cũng vậy thì kiểm tra SPF, DKIM, DMARC trước.
Gửi ít thư thì có cần DMARC không?
Nên có. DMARC giúp nơi nhận biết thư giả mạo tên miền của anh/chị bị xử lý ra sao, và cho anh/chị báo cáo ai đang gửi thư nhân danh tên miền đó.
Thư từ form liên hệ trên website vào spam thì sửa thế nào?
Form thường gửi bằng máy chủ web chứ không qua hộp thư. Hãy cấu hình form gửi bằng SMTP của hộp thư công ty và đảm bảo SPF có bao gồm nơi gửi đó.
Cần biết bản ghi nào dùng cho việc gì? Xem Bản ghi DNS: A, CNAME, MX, TXT dùng khi nào. Thiết lập hộp thư trên máy tính và điện thoại: Cấu hình email doanh nghiệp trên Outlook và điện thoại. Muốn dùng email theo tên miền riêng, xem email doanh nghiệp DSIC.
Câu trả lời giúp DSIC biết bài nào cần viết lại rõ hơn.