Để dùng email theo tên miền riêng trên Outlook hoặc điện thoại, anh/chị cần ba thứ: địa chỉ email đầy đủ, mật khẩu hộp thư, và bảng thông số máy chủ IMAP/SMTP dưới đây. Nhập đúng bảng này là xong. Phần lớn lỗi khi thêm tài khoản đến từ chọn sai cổng hoặc nhập thiếu tên đăng nhập.
Tóm tắt nhanh
- Chọn IMAP để thư đồng bộ giữa máy tính và điện thoại; chỉ dùng POP3 khi anh/chị chỉ đọc thư trên một máy duy nhất.
- Tên đăng nhập là địa chỉ email đầy đủ, không phải phần trước dấu
@. - Nhận được mà không gửi được (hoặc ngược lại) hầu như luôn do sai cổng hoặc chưa bật xác thực cho máy chủ gửi.
Bảng thông số cần nhập
Thông số dưới đây dùng được cho mọi ứng dụng email. ten-mien-cua-anh-chi.vn thay bằng tên miền của anh/chị.
| Thông số | Kết nối bảo mật (khuyến nghị) | Kết nối thường (không mã hoá) |
|---|---|---|
| Địa chỉ email | ten@ten-mien-cua-anh-chi.vn |
ten@ten-mien-cua-anh-chi.vn |
| Tên đăng nhập | Địa chỉ email đầy đủ | Địa chỉ email đầy đủ |
| Máy chủ nhận thư IMAP | Tên máy chủ bảo mật do DSIC gửi khi đăng ký dịch vụ | mail.dsic.vn |
| Cổng IMAP | 993, SSL | 143, không SSL |
| Máy chủ nhận thư POP3 (nếu dùng) | Tên máy chủ bảo mật do DSIC gửi khi đăng ký | mail.dsic.vn |
| Cổng POP3 | 995, SSL | 110, không SSL |
| Máy chủ gửi thư SMTP | Tên máy chủ bảo mật do DSIC gửi khi đăng ký | mail.dsic.vn |
| Cổng SMTP | 465 (SSL) hoặc 587 (STARTTLS) | 25, không SSL |
| Xác thực máy chủ gửi | Bật, bắt buộc với cổng dùng SSL | Bật |
Tên đăng nhập: ten@ten-mien-cua-anh-chi.vn
Máy chủ IMAP: (tên máy chủ bảo mật DSIC gửi) Cổng: 993 SSL
Máy chủ SMTP: (tên máy chủ bảo mật DSIC gửi) Cổng: 465 SSL
Ưu tiên kết nối bảo mật (cổng 993, 995, 465 hoặc 587) vì mật khẩu và nội dung thư được mã hoá khi truyền. Kết nối thường chỉ nên dùng khi cần thử nhanh. Dùng đúng tên máy chủ DSIC cung cấp. Nếu nhập tên miền của anh/chị làm tên máy chủ, ứng dụng có thể báo lỗi chứng chỉ, vì chứng chỉ mã hoá gắn với tên máy chủ chứ không gắn với tên miền công ty.
Cài trên Outlook cho máy tính
Hướng dẫn cho Outlook bản cài trên máy (Windows). Outlook bản mới có giao diện khác một chút nhưng cần đúng các thông số như trên.
- Mở hộp thoại thêm tài khoản. Chọn Tệp, rồi Thêm tài khoản.
- Nhập địa chỉ email, bấm Tuỳ chọn nâng cao, tích Cho phép tôi thiết lập thủ công tài khoản của tôi, bấm Kết nối.
- Chọn loại tài khoản: IMAP.
- Điền thông số từ bảng ở trên, gồm cả cổng và kiểu mã hoá cho nhận thư và gửi thư.
- Nhập mật khẩu, bấm Kết nối. Outlook gửi thử một thư để kiểm tra; thành công là xong.
Nếu Outlook tự nhận cấu hình sai (thường gặp khi tên miền trỏ cùng lúc nhiều dịch vụ), dùng đúng lối thiết lập thủ công ở bước 2 để bỏ qua bước tự nhận.
Cài trên iPhone
- Mở Cài đặt, vào mục Mail, chọn Tài khoản mail (hoặc Tài khoản, tuỳ phiên bản iOS), rồi Thêm tài khoản.
- Chọn Khác, rồi Thêm tài khoản Mail.
- Nhập tên, địa chỉ email, mật khẩu, mô tả tuỳ ý. Bấm Tiếp.
- Chọn IMAP. Điền phần Máy chủ thư đến và Máy chủ thư đi theo bảng. Ở cả hai phần đều điền đủ tên đăng nhập và mật khẩu.
- Bấm Tiếp và Lưu.
Tên mục trong Cài đặt thay đổi theo phiên bản iOS. Nếu không thấy đúng tên, tìm mục có chữ Mail và Tài khoản.
Cài trên Android
Cách ít phụ thuộc điện thoại nhất là dùng ứng dụng Gmail hoặc Outlook có sẵn:
- Mở ứng dụng, bấm ảnh đại diện, chọn Thêm tài khoản khác (ứng dụng Gmail) hoặc Thêm tài khoản (Outlook).
- Chọn loại tài khoản Khác hoặc IMAP (không chọn Google hay Outlook.com).
- Nhập địa chỉ email, rồi bấm cài đặt thủ công.
- Điền thông số từ bảng cho Máy chủ đến và Máy chủ đi.
- Lưu và chờ ứng dụng kiểm tra.
Không nên để ứng dụng "tự động nhận cấu hình": nó dò theo tên miền và hay chọn nhầm cổng.
Nên dùng IMAP hay POP3?
| IMAP | POP3 | |
|---|---|---|
| Thư nằm ở đâu | Trên máy chủ, các thiết bị chỉ xem | Tải về máy, thường xoá khỏi máy chủ |
| Dùng nhiều thiết bị | Đồng bộ đủ: thư đã đọc, thư đã gửi, thư mục | Mỗi máy chỉ có một phần thư |
| Dung lượng hộp thư | Chiếm chỗ trên máy chủ cho đến khi anh/chị xoá | Giải phóng chỗ trên máy chủ |
| Phù hợp | Hầu hết doanh nghiệp, có cả máy tính và điện thoại | Một máy duy nhất, muốn lưu thư về máy |
Chọn IMAP là lựa chọn an toàn: thư không mất khi hỏng máy tính. Nếu đã dùng POP3 và thư đã về máy, sao lưu thư trước khi chuyển sang IMAP, vì thư đã tải về có thể không còn trên máy chủ.
Lỗi hay gặp khi thêm tài khoản
| Dấu hiệu | Nguyên nhân thường gặp | Cách sửa |
|---|---|---|
| "Tên đăng nhập hoặc mật khẩu không đúng" dù chắc chắn đúng | Nhập tên đăng nhập thiếu phần sau @ |
Dùng địa chỉ email đầy đủ |
| Nhận được thư nhưng không gửi được | Máy chủ gửi chưa bật xác thực, hoặc dùng sai cổng | Bật xác thực SMTP với cùng tên đăng nhập; thử cổng 465 hoặc 587 |
| Báo lỗi chứng chỉ | Nhập tên miền của công ty thay vì tên máy chủ DSIC cung cấp | Dùng đúng tên máy chủ trong email bàn giao |
| Kết nối mãi không xong | Mạng công ty hoặc nhà mạng chặn cổng | Thử bằng 4G; nếu 4G chạy được thì nhờ quản trị mạng mở cổng |
| Lúc nhận được, lúc không | Mật khẩu chứa ký tự đặc biệt mà ứng dụng xử lý sai | Đổi mật khẩu sang loại đơn giản hơn để thử |
| Thông tin cũ không chịu đổi | Ứng dụng lưu cấu hình cũ | Xoá tài khoản khỏi ứng dụng rồi thêm lại từ đầu |
Trường hợp không có thư nào gửi tới dù đã cài đúng, đó thường không còn là lỗi ứng dụng. Xem Email không nhận được thư sau khi sửa DNS. Trường hợp thư gửi đi nhưng người nhận không thấy, xem Mail gửi đi vào spam: 5 nguyên nhân và cách sửa.
Nếu vẫn không được
Ba nguyên nhân còn lại:
Hộp thư bị khoá hoặc đầy. Hộp thư đạt giới hạn dung lượng thì không nhận thêm thư. Xoá thư cũ hoặc nâng gói.
Dịch vụ email hết hạn. Mật khẩu đúng, thông số đúng nhưng vẫn từ chối. Kiểm tra ngày hết hạn gói email.
Mật khẩu đã đổi ở nơi khác. Ứng dụng trên điện thoại hay máy khác vẫn nhớ mật khẩu cũ và liên tục thử sai, đôi khi khiến hộp thư bị khoá tạm thời. Cập nhật mật khẩu mới trên mọi thiết bị.
Còn vướng, gọi kỹ thuật DSIC theo số 0985 995 012. Cần email theo tên miền riêng cho công ty, xem email doanh nghiệp của DSIC, hoặc gói hosting.
Câu hỏi thường gặp
Dùng nhiều thiết bị cùng lúc cho một hộp thư có được không?
Được, nếu dùng IMAP. Mọi thiết bị thấy cùng một bộ thư, đã đọc ở đâu thì đánh dấu đã đọc ở mọi nơi.
Cài trên Gmail cá nhân có được không?
Được, qua mục thêm tài khoản khác với loại IMAP, nhưng thư gửi đi có thể hiện thêm thông tin về Gmail ở một số hộp thư nhận. Nếu gửi báo giá cho khách, nên dùng ứng dụng gốc hoặc Outlook.
Quên mật khẩu hộp thư thì làm sao?
Khi bàn giao, DSIC cung cấp tài khoản quản trị email (mail admin). Anh/chị đăng nhập và tự đặt lại mật khẩu hộp thư. Nếu không làm được, gửi yêu cầu hỗ trợ, DSIC sẽ đặt lại giúp.
Câu trả lời giúp DSIC biết bài nào cần viết lại rõ hơn.